Die Suche nach “EROMS” hat in den letzten Jahren spürbar zugenommen – ein Zeichen dafür, dass sich immer mehr Behörden mit der digitalen Aktenführung beschäftigen. Hinter dem Kürzel verbirgt sich ein Electronic Records Management System, also eine Software, die Schriftgut elektronisch verwaltet und langzeitarchiviert. Seit der Einführung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Jahr 2017 ist dieses Thema in deutschen Amtsstuben allgegenwärtig. Mehr zu diesem Thema finden Sie in Sassy Poonam Nude: Faktencheck zur Influencerin und ihrer Krebsaktion
Wie EROMS die elektronische Akte in deutschen Behörden prägt
Ein EROMS ist kein gewöhnliches Dokumentenmanagementsystem. Es geht weit über die reine Ablage hinaus. Die Software erfasst Metadaten, versioniert Dokumente und protokolliert jede Änderung lückenlos. Dadurch wird eine revisionssichere Ablage möglich, die rechtlichen Anforderungen standhält.
Das Bundesarchiv setzt ein solches System für digitale Unterlagen ein. Es dient dort als zentrale Plattform, um elektronische Akten dauerhaft zu sichern. Die internationale Norm ISO 15489 bildet dabei den fachlichen Rahmen. Sie definiert, wie Records Management organisiert sein muss, damit Unterlagen authentisch und zuverlässig bleiben.
Ein entscheidender Unterschied zum klassischen DMS liegt in der Beweiskraft. Während ein DMS oft nur die aktuelle Version eines Dokuments kennt, bewahrt ein EROMS alle Zwischenstände auf. Diese Eigenschaft macht es für Gerichtsverfahren und Prüfungen besonders wertvoll.
| Merkmal | EROMS | DMS |
|---|---|---|
| Archivierung | Langzeit, revisionssicher | Kurz- bis mittelfristig |
| Versionierung | Vollständig, protokolliert | Teilweise |
| Rechtssicherheit | Hoch, normkonform | Begrenzt |
| Einsatzbereich | Behörden, Archive | Unternehmen allgemein |
Wer von EROMS profitiert und wer mit Hürden rechnen muss
Für Kommunen und Landesbehörden ist ein EROMS der Schlüssel zur E-Akte. Sie erfüllen damit nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern sparen langfristig Platz und Papier. Auch Bürger profitieren, weil Anträge schneller bearbeitet werden können.
Doch nicht alle gewinnen gleichermaßen. Kleine Gemeinden kämpfen oft mit knappen IT-Budgets und fehlendem Fachpersonal. Die Einführung eines solchen Systems erfordert Schulungen und Umstellungszeit. Wer die Software nur oberflächlich nutzt, riskiert Datenverlust oder rechtliche Fehler.
Die schwächere Seite zeigt sich auch bei der Abgrenzung zum DMS. Manche Anbieter bezeichnen ihre Produkte vorschnell als EROMS, obwohl sie die strengen Archivfunktionen nicht bieten. Für Entscheider ist es daher entscheidend, auf Zertifizierungen und Referenzen zu achten.
Welche Werkzeuge und Standards Praktiker tatsächlich nutzen
In der Praxis greifen Verwaltungen auf spezialisierte Softwarelösungen zurück, die oft auf Open-Source-Komponenten basieren. Das Bundesarchiv nutzt beispielsweise eine Eigenentwicklung, die auf internationalen Standards aufbaut. Daneben gibt es kommerzielle Produkte, die sich an der ISO 15489 orientieren.
Ein zentrales Werkzeug ist das Metadatenmanagement. Es legt fest, welche Informationen zu jeder Akte gespeichert werden – etwa Absender, Datum oder Klassifikation. Versionierung und Zugriffskontrolle gehören ebenfalls zum Standardumfang. Diese Funktionen ermöglichen es, jederzeit nachzuvollziehen, wer welche Änderung vorgenommen hat.
Für die Langzeitarchivierung kommen oft offene Dateiformate wie PDF/A zum Einsatz. Sie stellen sicher, dass Dokumente auch in Jahrzehnten noch lesbar sind. Die Norm ISO 15489 gibt dabei den Rahmen vor, wie Records klassifiziert und aufbewahrt werden sollten.
Was sich aktuell tut und wohin die Reise geht
Derzeit fördert der Bund Projekte wie das “Modellprojekt E-Akte”, das Kommunen bei der Umstellung unterstützt. Diese Initiative zeigt, dass die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur ein Schlagwort ist, sondern konkret vorangetrieben wird.
Ein wachsender Trend ist die Integration von Künstlicher Intelligenz. Sie könnte künftig helfen, Akten automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren. Erste Pilotprojekte laufen bereits, auch wenn flächendeckende Lösungen noch ausstehen.
Bis 2030 sollen alle Verwaltungsleistungen digital verfügbar sein – so das Ziel des OZG. EROMS wird dabei eine tragende Rolle spielen, auch wenn der Weg dorthin steinig bleibt. Wir dürfen gespannt sein, wie sich die Technologie weiterentwickelt.
Häufig gestellte Fragen zu EROMS
Was kostet die Einführung eines EROMS?
Die Kosten variieren stark je nach Größe der Behörde und gewähltem Anbieter. Eine genaue Zahl lässt sich ohne individuelles Angebot nicht nennen. Faktoren wie Lizenzmodelle, Schulungsaufwand und Speicherbedarf beeinflussen den Preis erheblich.
Seit wann gibt es EROMS in Deutschland?
Die ersten elektronischen Records-Management-Systeme kamen in den 1990er-Jahren auf, als Behörden begannen, ihre Akten zu digitalisieren. Einen Schub erlebte die Technologie jedoch erst mit dem Onlinezugangsgesetz von 2017, das die E-Akte verbindlich machte.
Ist EROMS heute noch relevant?
Ja, die Relevanz wächst sogar. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung und strengeren Datenschutzanforderungen wird die revisionssichere Ablage immer wichtiger. EROMS ist kein Auslaufmodell, sondern ein Fundament für moderne E-Government-Lösungen.
Wie viele Behörden nutzen bereits ein EROMS?
Exakte Zahlen sind nicht öffentlich, da es keine zentrale Statistik gibt. Schätzungen zufolge haben jedoch die meisten Bundesländer und viele Kommunen inzwischen ein System eingeführt oder planen dies. Die Nachfrage nach Fachkräften für Records Management steigt entsprechend.
Ist EROMS dasselbe wie ein Dokumentenmanagementsystem?
Nein, das ist ein häufiges Missverständnis. Ein DMS verwaltet Dokumente im Arbeitsalltag, während ein EROMS auf Langzeitarchivierung und Rechtssicherheit ausgelegt ist. Die Unterschiede liegen in der Versionierung, der Protokollierung und der Einhaltung von Normen wie ISO 15489.